Elment a számlád határideje, az ügyfél nem fizetett — és te ülsz az üres Excel-táblád előtt, és nem tudod, hogyan fogalmazzad meg az üzenetet. Udvariasnak kell lenni, de határozottnak is. Nem akarod elveszíteni az ügyfelet, de a pénzedet sem.
Ismerős helyzet? Nem vagy egyedül. A magyar kkv-k kétharmada kézzel kezeli a számláit, és sokan azért nem küldenek felszólítást, mert nem tudják, mit írjanak.
Ez a cikk megoldja ezt a problémát. Alább 5 kész sablont találsz — az enyhe emlékeztetőtől egészen a határozott végső figyelmeztetésig. Másold ki, töltsd ki a neveket és az összegeket, és küldd el.
Mikor kell fizetési felszólítást küldeni?
Mielőtt a sablonokhoz ugranánk, egy gyors eligazítás az időzítésről:
- 1–3 nappal a határidő előtt: opcionális barátságos emlékeztető (sok ügyfél egyszerűen elfelejtette)
- A határidő napján: köszönő üzenet a fizetésért, vagy első emlékeztető, ha nem érkezett semmi
- 3–7 nappal késés után: első formális felszólítás
- 15–30 nappal késés után: határozott hangvételű második felszólítás
- 30+ nap után: utolsó felszólítás jogi lépések kilátásba helyezésével
Az időzítésnél és a hangnemválasztásnál sokat számít az ügyfél előélete. Egy régóta megbízható partnernél elég a szelíd emlékeztető — egy ismeretlen új ügyfélnél érdemes hamarabb határozottabbra váltani.
💡 Tipp: Ha Billingo-t használsz, a Pénzlátó minden héten megmondja, ki és mennyivel késik — és egyetlen kattintással legenerál egy személyre szabott emlékeztetőt magyarul. Nem kell törni a fejedet a fogalmazáson.
5 fizetési felszólítás sablon
1. sablon — Barátságos emlékeztető (határidő előtt vagy azon a napon)
Tárgy: Emlékeztető: [Számla száma] | [Összeg]
Kedves [Ügyfél neve]!
Remélem, minden rendben! Csak egy rövid emlékeztetőt küldök: a [dátum]-án kiállított [számlaszám] számú számlánk — [összeg] Ft értékben — [határidő dátuma]-ra esedékes.
Ha már elintézted, kérlek, hagyd figyelmen kívül ezt az üzenetet. Ha bármilyen kérdésed van, szólj bátran.
Köszönettel,
[Neved]
[Vállalkozás neve]
Mikor használd: ha az ügyfél valószínűleg csak elfelejtette, és a kapcsolat fontos neked.
2. sablon — Első fizetési felszólítás (3–7 nap késés)
Tárgy: Fizetési emlékeztető — [Számla száma] lejárt
Kedves [Ügyfél neve]!
Szeretném jelezni, hogy a [dátum]-án kiállított [számlaszám] számú számlánk — [összeg] Ft értékben — [határidő dátuma]-án lejárt, de a fizetés eddig nem érkezett meg.
Kérlek, intézd el a kifizetést minél hamarabb. Ha a fizetéssel kapcsolatban bármilyen problémád van, vagy szeretnél részletfizetésben megállapodni, keress meg — szívesen egyeztetünk.
Bankszámlaszámom: [bankszámlaszám]
Köszönöm a gyors intézkedést!
Üdvözlettel,
[Neved]
[Vállalkozás neve]
[Telefonszám]
Mikor használd: első formális lépésként, udvarias de egyértelmű hangon.
3. sablon — Második felszólítás (15–30 nap késés)
Tárgy: Második felszólítás: [Számla száma] — azonnali fizetés szükséges
Kedves [Ügyfél neve]!
Sajnálatos módon a [számlaszám] számú, [összeg] Ft értékű számla — amelynek fizetési határideje [határidő dátuma] volt — azóta is rendezetlen maradt, annak ellenére, hogy korábban már jeleztem a késedelmet.
Kérem, hogy a tartozást [új határidő — pl. 5 munkanapon belül] rendezd. Amennyiben a fizetés ezen időpontig nem érkezik meg, kénytelen leszek további lépéseket tenni a követelés érvényesítése érdekében.
Ha időközben rendezted a számlát, kérlek, küldj egy visszaigazolást, hogy ne legyen félreértés.
Üdvözlettel,
[Neved]
[Vállalkozás neve]
Mikor használd: ha az első emlékeztető sem hozott eredményt, és komolyabb nyomást szeretnél gyakorolni.
4. sablon — Részletfizetés felajánlása (rugalmas megközelítés)
Tárgy: Egyeztetési lehetőség: [Számla száma]
Kedves [Ügyfél neve]!
Tudom, hogy néha előfordul, hogy egy-egy kifizetés csúszik — ez a vállalkozói élet része. A [számlaszám] számú, [összeg] Ft-os számla azóta lejárt, ezért szeretnék egyeztetni veled.
Ha a teljes összeg egyszerre nehézséget okoz, szívesen megbeszéljük a részletfizetés lehetőségét. A fontos az, hogy legyünk kapcsolatban és találjunk megoldást.
Kérlek, jelezz vissza legkésőbb [dátum]-ig, hogy hogyan fogjuk rendezni.
Üdvözlettel,
[Neved]
[Vállalkozás neve]
Mikor használd: ha az ügyfelet meg akarod tartani, és gyanítod, hogy likviditási problémája van — nem rosszhiszemű, csak épp szorít a kassza.
5. sablon — Végső felszólítás (30+ nap, jogi utalással)
Tárgy: VÉGSŐ FELSZÓLÍTÁS — [Számla száma] | [Összeg] Ft
Kedves [Ügyfél neve]!
Ezúton értesítem, hogy a [számlaszám] számú, [összeg] Ft értékű számlám — amelynek határideje [határidő dátuma] volt — a mai napig kiegyenlítetlen. Ennek ellenére többszöri megkeresésemre sem érkezett sem fizetés, sem érdemi válasz.
Ez az utolsó felszólítás. Kérem, hogy a teljes összeget [végső határidő — pl. 8 naptári napon belül] utalja el a [bankszámlaszám] bankszámlaszámra.
Amennyiben a fizetés a megadott határidőig nem érkezik meg, a követelést jogi úton kényszerítem ki, ami további költségekkel járhat az Ön számára (késedelmi kamat, behajtási díj, esetlegesen fizetési meghagyás).
Remélem, ezt a lépést elkerülhetjük.
[Neved]
[Vállalkozás neve]
[Cím]
[Telefonszám / e-mail]
Mikor használd: ha már minden más lépés kudarcot vallott. Érdemes ügyvéddel egyeztetni, mielőtt jogi lépésre kerül sor.
Mi a különbség a „fizetési emlékeztető” és a „fizetési felszólítás” között?
Sokan felcserélhetőnek gondolják a két fogalmat, de van különbség:
- Fizetési emlékeztető: informális, barátságos üzenet. Inkább egy figyelmes kopogtatás, mint jogi aktus. Küldhetjük a határidő előtt vagy éppen lejáratakor.
- Fizetési felszólítás: formálisabb, írott dokumentum. Ha valaha bíróság elé kerül az ügy, a felszólítás bizonyítékként is használható. Érdemes ezeket megőrizni.
A sablonjaink ebből a logikából épülnek fel: az 1–2. sablon inkább emlékeztető jellegű, a 3–5. pedig valódi felszólítás.
Amit a sablonon túl érdemes megcsinálni
Egy jó sablon segít, de az igazi problémát az okozza, hogy nem látod átfogóan, ki mennyi pénzzel tartozik neked. Ha Excelben vezeted, valami mindig kicsúszik — különösen, ha több ügyfeled van.
A Pénzlátó ezért csatlakozik a Billingo-fiókodhoz, és minden héten küld egy rövid összefoglalót: ki mennyivel késik, mekkora a teljes kintlévőséged, és mit érdemes tenned. Ha valaki késik, egyetlen gombnyomással generál egy személyre szabott emlékeztetőt — ugyanolyan, mint a fenti sablonok, csak automatikusan kitöltve az ügyfél adataival és az összegekkel.
Nem grafikonokat kapsz. Mondatokat.
Összefoglalás
Az ötös sablon-készlet fedezi a legtöbb helyzetet:
- Barátságos emlékeztető (határidő előtt/körül)
- Első formális felszólítás (1 hét késés)
- Második, határozottabb felszólítás (2–4 hét)
- Részletfizetési ajánlat (rugalmas eset)
- Végső felszólítás jogi utalással (30+ nap)
Másold ki, töltsd ki az adatokat, és küldd el. Ha nem akarsz minden alkalommal ezzel bajlódni, próbáld ki a Pénzlátó demóját — ingyen elérhető, Billingo-integráció nélkül is.